フォルダ分けはファイルを入れるときに迷うことがないぐらいのざっくりで、ファイルの探し方は更新日でソートか、通常検索か、自作検索で見つけるという感じで運用している。
1人の場合はこれで問題ないけど、複数人で利用する共有フォルダの場合、ある程度ルール化する必要がある。業務の種類によって作成するファイルに違いがあり色々な意見がある。
フォルダの命名規則を決める
・固有名詞(仕入先名、客先名、担当者名など)
・業務名(在庫管理、支払管理など)
・部署名(経理部、製造部など)
・インデックス(ABC…、あ行か行…など)
基本的に命名規則以外のフォルダを作らない。
フォルダの構造を考える
例）
業務＞インデックス＞名称
支払管理
├ あ行
│ └ あいうえお株式会社
├ か行
例)
部署名＞業務名
部署名＞固有名詞
全社共通
└ 申請書類
部門別
├ 製造部
│ └ 工程管理
└ 経理部
├ 支払管理
└ Aさん(個人フォルダ)
フォルダの階層構造は変更禁止
一度決めたフォルダ構造は部門長(あるいは担当者)のみ変更可能とする。
より厳格に運用する場合(堅苦しいが)フォルダ構造を台帳化する。
ファイルを置いていいフォルダを決める
部門名フォルダにはファイルを置かない、○階層目まではファイルを置かないなど決め、禁止フォルダの中にファイルを作ると自動で削除するなどする。
フォルダの中身を整理する責任者を決める
個々に決めると大変なので、あるフォルダ以下の中身はAさんが整理するなど決め、定期的に部門長が、整理の目標(ファイル数を減らすなど)を指示する。
ファイルの命名規則を決める
版があがるファイルには必ず、日付やVER/REVを入れる。
(新、新々のようなファイルを作らない)
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(2022年1月)電子帳簿保存法 電子取引データ保存
電子取引(メールやサイトからダウンロード)のデータは送受信ともに電子保存が義務。対象は取引情報(見積書、注文書、請求書、納品書、領収書など）
真実性の確保、可視性の確保が必要。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm
・真実性の確保
方法として、
1.タイムスタンプ付与
2.訂正、削除の履歴が残るシステム
3.事務処理要件を定める
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
がある。
・可視性の確保
1.日付、金額、取引先を検索条件として設定できること。
2.日付、金額は範囲指定できること。
3.任意の項目の組合せで検索できること。
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合2,3は不要。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
※P4
実際、ある程度高度な検索ができないと適切な管理ができないので注意。