IT利用の業務改善 メモ

●管理精度向上と工数低減

マネージメント側は必要以上に求めるので管理精度向上は慎重に。

・管理精度向上(ERP導入のような)

目的は仕事の質を高めること。
・正しい情報にすることで、経営の質を高める。
・納期や不具合など営業活動全体の質を高める。

だいたい管理精度向上は誰かのコストを仕事の質に転化している。
(ペーパーレスなど工数低減と管理精度向上を同時にできることもあるが、入力作業などコストは増えることが多いので、コスト削減を目的に掲げない)

ある程度の規模の会社の場合、
・適応力高める(今世の中に普及している資源を利用できる)
・脱属人化
などその他にもメリットは多いが、成長もしない、あえて属人化することで効率化しているような中小企業だと、この部分でのメリットはない。

・Fit to Standard

・Fit&Gap(フルスクラッチ)は時間と費用がかかる。そもそも強みとなる業務ではないならコストをかけるのが合理的ではないと考えられる。
・長期間使うならコストは安くなるけど、定期的にシステムを乗り換えないと枯れた技術になってしまうリスクはある。
・システムは基本買うか作るかなので作らないなら買うという消極的な選択もある。

例えば海外の拠点を稼働させたとき、標準化されたシステムを利用していれば、すぐにシステムを展開できるし、利用できる人材も集めやすい。拠点からあがってくる数字もルールも統一されている。拠点ごとに独自のシステムを何年もかけて構築は現実的ではない。
逆に中小企業で、システムを一度導入したらその後拡張もしない、作業者のポジションも固定されているような場合、Fit to Standardにコストを抑える以外メリットはない。

●まったくITを使わない業務フローの改善。
それぞれアイデアを持っているし、自分のアイデアが一番だと思っている。特に
実務をやっている人は自負があるので、知識だけのアドバイスは効果が薄い。

●工数低減のツールの順番。
SaaS→エクセル関数+VBA→内製システム→業者フルスクラッチ。
システム更新+業務改善を頻繁に行うのなら業者に依頼しない。
エクセル関数+VBAは問題も多いが効果はある。

●野良VBA
名前をつける。バージョンをつける。使う人ごとなどの個別の修正はしない。作る人を決める。集計などの小さいファイルは使い捨て。

なんとなく上手く行っていない場合。
何を解決するか明確にする。調べてみたらPCを新しくするだけで効果があるなど単純なことも多い。

●定期的に課題を見つける打ち合わせを実施する。
大々的な会議にすると意見がでないので、世間話程度、作業者レベルの意見が重要。ただし、結果の行動を普及させる場合は、マネージメント側の理解が必要なので、情報は常に共有しておく。

●チャット導入など、コミュニケーションコストを下げる。
集中して作業が必要な業務の場合など、それほど効果がでないこともある。

●業務改善、インフラ保守、PCサポートなど担当業務をカテゴライズし、自社の強みに影響しない部分は業者に任せてしまってもいい。

●ベンダーコントロール。
どのような関係性とするかはケースバイケース。
(中小企業の規模の仕事はベンダーさんも利益のある仕事ではないので対等ぐらいでOK)
ただし、仕様は把握する。おまかせ状態(ブラックボックス)は避ける。

●情報の把握
組織の構造。
端末の場所、管理する人(ベンダー含め)
アカウント(PC、ネットワーク機器、SaaS)

●アクセスの準備。
機器類、サービスに素早くアクセスできるように準備しておく。RDPのショートカットなど。

●フォルダ・ファイルの管理
ルールを作っても、その通りに利用されることはないので、業務フローに関連するファイルのみ共通場所に保存し、全てを厳密に管理しない。

●データの塊(DBの世界とは違うニュアンスでエンティティと呼んでる)
一般的には帳票やファイルになっている。

・エンティティは業種によって重要な部分が違う。製造業なら製造プロセス、小売業ならPOSレジデータ。コンサルのようなプロジェクト+属人の場合、エンティティ自体が少ない。(受注というエンティティから直ぐにタスクになる)

・入力を簡単にする。外部からインポートできるなど。
・同じ内容を複数回入力させない。(誰かがデータ化している)
・共有できるように。
・エンティティ自体のフォーマットを見直す。
・エンティティを簡単に変化させることができると強い。
(ガントチャートで移動が連動するイメージ)

・エンティティ→エンティティ(他の帳票の作成など)を自動化する。エンティティ→エンティティへの変化を戻すことがエクセルだと難しいので、できれば強い。
(帳票A→帳票BにしてB側で更新をAに戻す)
・本来関連性があるのに、エクセルなどで管理していて関連性を管理できない状態を管理できると強い。

・粒度の違うエンティティ(一対多など)を管理できると強い。
・エンティティを新しく作る場合、名称を作ることが重要。あれ、それなどで呼ばない。
・プロセスを管理できると強い。最新のステータスだけなら、簡単だけど、そのステータスがどう変化したのか履歴が判断として使えるなど。

●業務フローとはエンティティが違うエンティティへ変化したり、エンティティを参照、登録したり、最終的にエンティティからタスクへ変化すること。

●タスクのフローは基本的に人を単位にする。
(Aさん→Bさんに伝言など)

●KPIの選定。ボトルネックを探る。
エンティティもタスクも一連の繋がりなので、ボトルネックは存在する。
KPIは単純でもいい。

システムに業務を合わせるのは標準的な業務だけ。
自社のビジネスの強みの部分はシステムに合わせる必要はない。何が強みなのか理解する。

●知識を披露するだけにあまり価値を置かない。会話だけで価値は生まれない。

ERPのメリットとして、経営の可視化、属人化を防ぐなどあるが、中小企業だとそこはあまり意味はない。ただし、データ化されていないものをデータ化するのは業務改善のスタートとして必要。

●中小企業では、個別最適から全体最適(部門ごとの利害がずれたりするので)を目指すのが必ずしも正解ではない。個別最適が強みになっていることもある。